Think Tank TI

     Un tanque de pensamiento, think tank, es la información que necesita cualquier organización antes de tomar una decisión importante. Este tanque de pensamiento se obtiene a través de la auditoría y la consultoría.

Auditoría

     La auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado. Aunque hay muchos tipos de auditoría, la expresión se utiliza generalmente para designar a la auditoría externa de estados financieros que es una auditoría realizada por un profesional experto en contabilidad de los libros y registros contables de una entidad. El origen etimológico de la palabra es el verbo latino “Audire”, que significa “oír”. Esta denominación proviene de su origen histórico, ya que los primeros auditores ejercían su función juzgando la verdad o falsedad de lo que les era sometido a su verificación principalmente oyendo.
 
Auditoría Informática

     La auditoría informática es el proceso de recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un Sistema de Información salvaguarda el activo empresarial, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organización y utiliza eficientemente los recursos.
 
     Auditar consiste principalmente en estudiar los mecanismos de control que están implantados en una entidad para determinar si los mismos son adecuados y cumplen unos objetivos o estrategias concretos, con el fin de establecer los cambios que se deberían realizar para la consecución de los mismos.
 
     Los objetivos de la auditoría Informática son:

   * El control de la función informática
   * El análisis de la eficiencia de los Sistemas Informáticos
   * La verificación del cumplimiento de la Normativa en este ámbito
   * La revisión de la eficaz gestión de los recursos informáticos.

     La auditoría informática sirve para mejorar ciertas características en la empresa como:
 
   - Eficiencia
   - Eficacia
   - Rentabilidad
   - Seguridad

     Generalmente se puede desarrollar en alguna o combinación de las siguientes areas:
 
   - Gerencia corporativa
   - Administración del Ciclo de vida de los sistemas
   - Servicios de Entrega y Soporte
   - Protección y Seguridad
   - Planes de continuidad y Recuperación de desastres

Fases Auditoría Informática

Fase I: Conocimientos del Sistema
Fase II: Análisis de transacciones y recursos
Fase III: Análisis de riesgos y amenazas
Fase IV: Análisis de controles
Fase V: Evaluación de Controles
Fase VI: El Informe de auditoria
Fase VII: Seguimiento de las Recomendaciones 

Consultoría Informática

     La prestación de servicios en consultoría informática no significa programación software, sino que un conjunto de analistas-programadores experimentados en proyectos software de diferente índole apliquen su conjunto de habilidades para analizar qué sistema informático es el más adecuado en un sistema de información de una entidad con objeto de lograr el máximo nivel de eficacia y eficiencia.

     La consultoría se define por ser un servicio prestado por alguna persona independiente y calificada en cuanto a realizar la identificación e investigación de diferentes problemas relacionados con política, organización, procedimientos y métodos de una empresa.

     La consultoría se destaca por realizar la recomendación de ciertas medidas apropiadas junto con la prestación de la asistencia necesaria en la aplicación de estas recomendaciones.

     En estos casos se debe decir que el consultor no posee una autoridad directa como para tomar diferentes decisiones y ejecutarlas, pero ello, es importante que no se considere una debilidad en el caso de que el consultor sepa actuar como promotor de cambio sin dejar de lado esta imparcialidad. Por lo tanto, el mismo debe asegurar una máxima participación del cliente en todos aquellos aspectos que hacen que el éxito final se consiga en virtud del esfuerzo de ambas partes.

     Por lo general, cuando se requiere la contratación de un consultor, es preciso tener algunos factores en cuenta que nos ayuden a no equivocarnos en dicha elección; por ejemplo es fundamental evitar la contratación de aquellos consultores que estén destinados a dirigir las organizaciones o bien, para tomar las decisiones en nombre de los directores en el caso de que se presente algún problema. La función de una persona encargada de la consultaría en una empresa es actuar como un asesor, con la responsabilidad sobre la calidad e integridad del consejo que proporcione; al mismo tiempo los clientes asumen la responsabilidad que resulte de la aceptación de dicho consejo brindado por la consultoría. El trabajo que debe realizar un consultor no se trata de brindar un consejo que resulte adecuado, sino, que se trata de darlo de una manera adecuada y en el momento apropiado, justamente por esto es por lo que se destacan los profesionales en la consultoría.

     Por su lado, el cliente, debe ser capaz de aceptar y utilizar dicha ayuda brindada por el consultor. Generalmente una persona puede llegar a ocupar el cargo de consultor en una empresa una vez que el mismo haya acumulado un número considerable de conocimientos sobre todos los tipos y clases de problemas y situaciones que puedan llegar a afectar a una empresa, como también, haber adquirido la capacidad que se necesita para identificar dichos inconvenientes, hallar la información pertinente, y analizar sintetizando para poder elegir entre las posibles soluciones.

     Lo cierto es que los distintos dirigentes que poseen las empresas a su vez, tienen que poseer las mismas capacidades que un consultor. La característica principal que distingue a los consultores de los dirigentes capacitados en consultoría, es que, por lo general, los primeros, pasan por diferentes organizaciones adquiriendo una experiencia muy necesaria en cuanto a las tareas.

     Además, en su mayoría, aquellos que se dedican a la consultoría profesional deben mantenerse al tanto de todos los progresos en cuanto a los métodos y técnicas que se aplican en una empresa. Sería un error suponer que, una vez contratado el consultor, las dificultades desaparecen.

     Por último se debe destacar que la consultoria es un trabajo bastante complejo ya que está enteramente basado en el análisis de hechos concretos, como también en una búsqueda de soluciones que resulten originales pero a su vez factibles. El empeño que se dedica a la dirección de la empresa en cuanto a resolver los diferentes problemas y situaciones que presente la misma son tan importantes como la cooperación entre el cliente y el consultor; de esta manera la solución de los problemas que se ejecuten en base a una consultaría profesional será mucho más efectiva.

La importancia de la Consultoría Informática

     Teniendo en cuenta que practicamente la totalidad de las actividades que se llevan a cabo en una empresa se hacen mediante aplicaciones y diferentes tipos de sistemas informáticos, la consultoría informática resulta ser algo esencial en toda entidad.
 
     Es importante que todos los sistemas informáticos que sirven de apoyo tanto para la gestión como para la administración de empresas sean debidamente instalados y lógicamente que se ajusten perfectamente a las necesidades y requerimientos de una empresa. Durante la planificación del funcionamiento de una empresa, uno de los parámetros que deben discutir los ejecutivos o empresarios responsables, es precisamente qué tipo de sistemas y programas informáticos implementarán, y a excepción de que ellos mismos sean analistas o ingenieros informáticos, siempre deben recurrir a la consultoría informática como herramienta de planificación e implementación.

Consultor informático

     Quien dicta una consultoría recibe la denominación de consultor, y su trabajo comienza en el momento en el que surge alguna situación insatisfactoria y susceptible de mejora, y, por lo general, suele finalizar con una situación en la cual se genera un cambio que constituye a una mejora. Algunos de los rasgos particulares de la consultoría es que, por ejemplo, se caracteriza por la imparcialidad que generalmente posee el consultor; es importante que se tenga en cuenta que la misma es un rasgo fundamental en el papel que debe desarrollar. Esta imparcialidad significa una relación muy compleja con las diferentes organizaciones y clientes, como así también con aquellas personas que trabajen en ellas.

     La persona o conjunto de ellas que lleva a cabo esta actividad, por lo general, debe tener la maestría en ingeniería de software y experiencia dilatada en gestión y explotación de proyectos informáticos.

     Un consultor informático se encarga, básicamente, de orientar a los interesados sobre todos los temas informáticos que los competen, es decir que en este caso, lo más probable es que el consultor le recomiende diferentes sistemas informáticos según sus necesidades y expectativas, les presentará las diferentes opciones que el mercado informático les ofrece con el fin de que los mismos participen también de la elección de dichos programas, pero siempre siendo guiados por la persona que lleve a cabo la consultoría informática.

     Un sistema informático tiene un ciclo de vida, por lo que es muy importante la elección del mismo. Además, debe tenerse en cuenta la confiabilidad, la seguridad, el mantenimiento, la migración, etc.
 
El error del empresario o ejecutivo
 
     Desafortunadamente, la mayoría de los empresarios prefieren llevar a cabo ellos mismos la elección de los diferentes programas y sistemas informáticos que existen para la administración y gestión de empresas, por lo general, guiados exclusivamente por el presupuesto y/o personas no cualificadas ni experimentadas, dejando de lado la consultoría informática como herramienta de apoyo.
 
     Lo cierto es que habitualmente, los empresarios se encuentran con que los programas y sistemas informáticos elegidos no sólo no cumplen con las expectativas deseadas, sino que también, no cumplen con las funciones que se requieren. Y muchas veces, una mala planificación del sistema informático puede llegar a traer consecuencias muy graves para el desempeño de la empresa, por ello siempre es fundamental que se considere a la consultoria informática como un elemento esencial de todas las planificaciones empresariales. De lo contrario, sólo se entorpecerá el funcionamiento de la empresa.
 
     Es en este aspecto donde debemos decir que es muy importante no aventurarse a elegir un sistema informático que regirá nuestra empresa por nosotros mismos, ya que la mayoría de ellos puede resultar algo complejo en cuanto a su ejecución y principalmente su instalación, por ello no dude en contratar a un consultor que pueda ayudarnos a entender cuál de los sistemas informáticos que nos ofrece el mercado es el más adecuado.
 
Diferencias entre la auditoría y consultoría informática

     Mucha gente tiende a confundir los términos de consultoría informática con auditoría informática, y debemos decir que es fundamental que se conozca la diferencia entre ambas, ya que una no tiene nada que ver con la otra. De todos modos un consultor informático, debido a sus conocimientos sobre los diferentes sistemas y programas informáticos puede llevar a cabo la misma actividad que un auditor, pero los términos y las actividades son completamente distintas. Por un lado, la auditoría informática trata de realizarle un chequeo periódico a todos los sistemas informáticos con los que trabaje una empresa, para asegurarse que los mismos estén trabajando de manera correcta sin ningún tipo de falla.

     Por su parte la consultoria informatica es una herramienta de planificación en la cual interviene un consultor informático que se encarga de guiar a los ejecutivos durante la elección de los sistemas que se utilizarán para llevar a cabo la administración y la gestión de la empresa, se trata precisamente de lo mencionado anteriormente en este artículo. Tanto la auditoría como la consultoría son esenciales en toda organización, ninguna es más importante que la otra, ya que aunque sean actividades diferentes, debemos saber que una va de la mano de la otra.
 
     Mientras que la consultoría informática nos enseña cuales serán los programas y sistemas informáticos más adecuados para utilizar en nuestra organización, la auditoría será la encargada de asegurarse que los mismos funcionen y que, lógicamente, compruebe si realmente los programas elegidos mediante la consultoria informatica son lo suficientemente solventes, eficientes y útiles para poder llevar a cabo todas las actividades que esperamos se cumplan para lograr un desarrollo de la empresa en cuanto al entorno en el que se mueve.
 
     Por último no se desea dejar de mencionar, que los programas y sistemas informáticos requieren de un mantenimiento y una actualización periódica, ya que el mercado se encuentra todo el tiempo innovando dichos sistemas y programas, por ello es necesario que una vez que se decida actualizar o renovar el sistema elegido, se cuente una vez más con el servicio de consultoría informática.

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